为了充分利用会议室的功能，给员工创造一个良好的办公环境，使会议室的管理和使用更加规范化、合理化，以确保学院各类会议的正常召开，现结合学院的实际情况，制定本制度。
一、会议室使用管理办法：
1.会议室时专门用于召开会议、研讨工作的地方，未经允许，不得挪借他用。
2.学院会议室的管理由办公室统一负责。会议设计使用的设备及设施由指定专人保管、管理与调试。
3.非参加会议及培训的人员，未经允许不得随意进入会议室。
4.为了避免会议发生冲突，各部门如需使用会议室，需提前3天申请，以便统一安排。（表格见附件1）
5.一般不接受临时的会议室使用申请，特殊情况下确实急需的，须报办公室负责人批准。
6.各部门申请使用会议室时，需明确使用时间、参加人员等，如有需要办公室协办的事项提前注明，办公室可根据实际情况做好相关服务工作。
7.如遇到会议之间发生冲突，要坚持拒不服从整体的原则，公司会议优先于部门会议，部门会议之间由部门之间本着重要、紧急优先的原则自行协商解决。
8.各部门如需使用会议室设备，应提前向办公室说明，以便提前准备，确保会议室顺利进行。
9.开会期间，请爱惜会议室的设备及物品，如投影仪、音响、空调等，贵重物品由专人负责操作，其他人不得擅自使用和操作。
10.会议结束后，相关人员应及时整理会议场地，关闭各种电器，如发现设备故障和公物损坏应及时报办公室，以便及时修理，保证其他会议的准时进行。
二、会议室类型
序号
| 会议室名称
| 地点
| 使用范围
| 可容纳（人）
| 备注
|
1
| 学术报告厅
| 综合楼T201
| 全院性工作会、座谈会、讲座讲坛等大型会议
| 220
| 可加座100
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2
| 第二会议室
| 机电楼B202
| 党委会、院务会、中层干部会、座谈会、领导检查指导部门例会等中型会议
| 78
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3
| 贵宾室
| 机电楼B203
| 省市领导接待室、会议临休、嘉宾准备等
| 10
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三、注意事项：
1.会议室如需使用电脑请各部门自行准备，并认真做好准备工作。
2.室内物品未经行政部批准，不得私自转借他人或挪借他用。若要借用会议室内的物品，需填写物品借用申请表，并要及时归还原处。
3.使用会议室之前准备会议期间涉及所用的设施等。
4.严禁在会议室打牌、嬉戏打闹、聚会等。
四、具体流程：
附件：
学术报告厅使用预约单.doc
